Så fungerar det
Med Bas gör du en underhållsplan för varje skyddsrum i fyra steg. Med Plus sköter du dessutom själva underhållet i verktyget.
1. Skyddsrummet
Du lägger in skyddsrummet med nummer, namn och plats. Fastigheten väljer du bland de befintliga eller skapar i samma steg, och verktyget varnar för fastigheter med liknande namn så att du inte dubblerar. Verktyget varnar också om samma skyddsrumsnummer redan finns i organisationen.
Grunduppgifterna ändrar du senare direkt på skyddsrummets sida. Ingenting raderas: ett skyddsrum som inte längre är aktuellt arkiveras och går att återställa.
2. Skyddsrumstypen
Skyddsrum byggda under olika perioder innehåller olika saker. Väljer du skyddsrumstyp får du förslag på de komponenter som enligt källan normalt ingår i just den generationen.
Typvalet är frivilligt. Går det inte att fastställa lämnar du det öppet och väljer komponenterna själv.
3. Underhållsplanen
Planen får ett förifyllt namn som blir rubrik i PDF och Excel. Du lägger till komponenter ur katalogen. En standardkomponent tar med hela sitt kontrollpaket, med kontrollpunkter, intervall och källa. Paketet kan inte ändras punkt för punkt, så att det som står i planen alltid motsvarar källan.
Behöver du något annat lägger du till en egen komponent med egna kontrollpunkter. Ett förslag som inte finns i skyddsrummet tar du bort med ett skäl, och skälet följer med planen. Du kan markera flera komponenter på en gång för att verifiera eller ta bort dem.
Där katalogen saknar underlag visar planen en lucka i klartext. Du bekräftar luckorna innan planen färdigställs, och planen märks då Ofullständigt underlag i stället för att låtsas vara komplett.
4. Färdigställ och exportera
När komponentgenomgången är bekräftad färdigställer du planen. Den blir en låst version som kan läsas och exporteras som PDF eller Excel. En senare ändring görs i en ny version, och äldre versioner finns kvar oförändrade.
Ett utkast kan också exporteras. Det märks då tydligt som utkast, med det som återstår.
Plus: underhållet i verktyget
Med Plus inventerar du komponenterna med beteckning, placering och foton. Driftplanen skapar underhållstillfällen med planerade datum. Den som utför svarar per kontrollpunkt, kan lägga till foton och behöver motivera avvikande svar. När ett tillfälle är utfört låses resultatet, och nästa tillfälle skapas utifrån intervallet. Arbetsblad kan skrivas ut och registreras i efterhand, och objektsansvar fördelar arbetet. Plus aktiveras i dialog med oss.
Roller i korthet
Administratör och förvaltare registrerar skyddsrum och gör, färdigställer och exporterar underhållsplaner. Fastighetsskötare och läsbehöriga läser färdiga planer och kan exportera dem, men ser inte utkast. Administratören bjuder in användare och bestämmer deras roller.
I Plus arbetar administratör och förvaltare dessutom med register, komponenter och driftplaner i hela organisationen, och fastighetsskötaren utför underhållet. Läsbehörig ser men ändrar inte. Läsåtkomsten gäller organisationen, så ingen profil döljer övriga objekt. En ansvarsprofil är objektsbunden och kan ge en fastighetsskötare mer på just de objekt den gäller: utförare får utföra underhåll där, underhållsansvarig får dessutom arbeta i planutkast och tilldela tillfällen, och objektsansvarig får därutöver ändra objektets vanliga uppgifter. Profilen ger aldrig rätt att aktivera en planversion, klassificera skyddsrum, köra inventeringsguiden, skriva i komponentregistret eller flytta och arkivera objekt, och en läsbehörig får ingenting av en profil.